办公室如何做好信息的管理工作
办公室如何做好信息的管理工作曾晓英(成都市金牛区卫生局，四川成都)信息是各级党政机关、领导进行决策和正确指导工作的依据，其地位和作用随着我国改革开放，政府职能的转变，科技的发展和办公手段的改善，越来越引起人们的重视。针对经济和社会发展过程中出现的新情况、新问题，不断对各项工作做出具体的决定，提出新的措施。所有这些，都离不开信息工作的基础作用。研究新情况，需要灵敏地捕捉信息。解决新问题，需要充分地利用信息。通过信息，能够把握时局，并据此调整计划、策略和措施。我局领导非常重视信息工作并要求办公室做好信息管理工作，把好信息质量关，以便更好地为领导提供及时、准确的信息。现就我局办公室如何做好信息的管理工作谈几点体会。1把信息工作纳入办公室工作的一项重点来抓信息要搞好，关键在领导。我们把向市卫生局，向区委、区政府报道信息作为办公室一项义不容辞的责任和工作重点来抓。在局领导的亲自关心下，从三个方面下功夫：一是在支持、引导。信息工作是办公室一项节奏快、任务重、责任大的工作，为此，我局信息工作由一位副局长亲自抓。办公室主任主管信息王作，并确定了一名政务信息员负责全系统信息的收集、整理、上报工作。我们对信息员的工作不但支持，而且多加引导，为从事信息工作的人员出点子，当后盾。我们对信息从撰写到报送都实行严格把关，从而促进信息质量的提高。二是保护信息员积极性。我们一直注重为信息人员创造宽松的工作环境，鼓励他们实事求是地上报信息，鼓励他们认真写、大胆写。局办公室从文字上、内容上给予指导和修改，并及时向有关部门报送。三是鼓励信息员要敢于报忧，不要仅局限于报喜上。近年来，系统上报的信息中“忧”信息虽然较少，但已有了从不敢写到敢于提出问题的飞跃。2健全机制，保证信息工作正常运转没有一个好的机制，信息工作就难以正常运转。因此，我局把健全机制作为信息工作正常运转的主要手段宋抓。2．1建设队伍，抓好培训。卫生局办公室为把系统的信息工作搞好，建立了全系统的信息队伍，各医疗卫生单位的办公室人员承担起了信息报送工作。目前，全系统已有信息员17名。我们要求信息员努力学习政策、理论，学习写作知识，培养信息员掌握过硬的职业技能，使信息工作成为一项学本事、争上游、出成果、育人才的工作，使全系统的信息工作充满生机和活力。2．2构建网络，落实责任。信息网络是信息的生长点和源泉，是保证信息报送数量和质量的基础。我们卫生系统及卫生局机关分别建立了三级责任制信息网络(即分管领导、科室负责人、信息人员三级网络)，建立了上下通畅的信息网络。2．3形成制度，纳入目标。我们一方面建立了约束机制，另一方面，我们强化了激励杉[制。在约束机制方面确立了重要信息必报制度，要求紧急信息快速报，综合情况定期报，重大问题及时报，常规信息经常报，增强了基层报送信息的紧迫感和自觉性。我局出现了分管局长亲自动手写信息、修改信息的可喜现象。在激励机制方面我局把信息工作纳入各医疗卫生单位和局各科综合目标管理，年终进行考核检查，并实行奖惩。1999年，我局采用信息稿件的奖励经费达1500元。由于对信息工作人员实行目标管理考核与评先紧密结合，有效地调动了信息人员争先创优的积极性。3坚持数、质并重，加大提高信息质量的力度上报信息的利用率的高低，是衡量信息服务水平的一个重要尺度。我们一改从前以信息数量考核、考查的办法，从讲求信息的质量上下功夫，从多信息的“有用性”上思考信息内容，尽量减少无效劳动，着力提高信息的质量。例如：今年防疫站报送到局办公室一篇《金牛区采取有效措施全面整治“农家乐”饮食卫生》的稿件，这篇稿件没有注重信息的基本写作规范，稿件较长，重点又不突出。我们局办公室接到成都医药2001年第27卷第2期此稿件后，意识到“农家乐”饮食卫生问题一直是综合整治的一大难点，为此，我局信息员就针对文章的内容进行了修改。该信息上报后，不但被区政府《金牛观察》采用，还被市上《成都卫生信息》，省上《川政晨讯》采用。4存在的不足4．1应加大对基／丢信息员的培训力度。有道是信息无处不在，无处不有。我们卫生系统的医疗卫生单位做了很多工作，取得了许多可喜成绩。可是，个别信息员，不善于发“发现”，没有把本单位的成果及时上报。他们还不知道从哪个角度去写，如何写。今后，我局应加大对信息员的培训力度，提高他们对信息工作重要性的认识，提高他们在写作信息方面的业务水平。4．2应在报“忧”信息上下功夫。“忧”即强调信息的问题性。信息不能只报“喜”不报“忧”，或多报“喜”少报“忧”。要打消报“忧”就是给单位曝光的顾虑，暴露问题的目的是为了解决问题。“忧”信息的重点，就是工作巾存在的带普遍性、倾向性、苗头性的问题。把这类信息反馈给领导，以便领导及时修正决策，更好地指导工作。上报“忧”信息应坚持实是求是的原则。既不能避重就轻、回避矛盾，也不能夸大其辞、危言耸听。应注意“忧”信息的质量，报“忧”信息不是简单地上交问题和矛盾，应对其认真分析，进行综合研究，提出对策。此外，在报送“忧”信息时应注意艺术性、技巧性，选好角度，找出问题。在今后的信息工作中，我局办公室对信息-1：作的管理方向已明确，既要报喜、电要报忧。我们认为只要是刘·全局工作有利的信息，能为领导决策服务的信息，就应大胆、及时地报送。
